Introducción

Elaboración de la Estructura del Proceso de Comunicación Ejemplo

La intención del presente recurso es compartir un ejemplo de la elaboración de la estructura del proceso de comunicación y el manual de comunicación estratégica

Elaboración de la Estructura del Proceso de Comunicación Ejemplo

Fecha de la ultima revisión: Octubre 01, 2020.

Introducción

En el presente recurso presentaré el resultado de la elaboración de la estructura del proceso de comunicación para la organización sin fines de lucro “Tecolutla Turtle Preservation Project” (TTPP, 2020). Durante dicho proceso se pretendió dar a conocer, a los miembros del consejo directivo de la organización, los lineamientos de la planeación estratégica (Porter, 1996) realizada con el fin de identificar la “causa justa” (Sinek, 2019), así como rediseñar la visión y misión 2025 de esta organización sin fines de lucro.

Marco teórico

El presente artículo se enmarca en las lecturas de: “Comunicación Oral y Escrita” (Fonseca Yerena et al., 2011), “Fundamentos de Negociación” (Lewicki et al., 2012), así como los libro de “Desarrollo de Habilidades Directivas” (Whetten, 2012), Comunicación e imagen corporativa (Jiménez Zarco & Rodríguez Ardura, 2007) y finalmente la guía “Principles & Practices for Nonprofit Excellence. A guide for nonprofit staff and board members” (Center for Nonprofit Studies, 2009) para enfocar la comunicación al área de las organizaciones sin fines de lucro.

Desarrollo y Marco Contextual del Lineamiento: La “Causa Justa”

Reflexión sobre el proceso

En abril del 2020 la organización sin fines de lucro: “Tecolutla Turtle Preservation Project” o (TTPP por sus siglas en inglés), me invito a ser su nuevo presidente. En base a mi experiencia previa como consultor me di cuenta de que necesitaría implementar un rediseño de su visión y misión llevando a cabo una planeación estratégica total. Dado que tanto el momento de transición como el momento histórico del COVID-19 presentarían grandes áreas de oportunidad para el rediseño de la organización. Se realizaron sesiones de trabajo y se creó un documento con la nueva planeación estratégica y la causa justa. El presente trabajo servirá como guía para desarrollar el proceso de comunicación de dicho documento a los miembros del consejo directivo de la organización.

Reflexión sobre los elementos

En las siguientes secciones desarrollare los elementos del proceso de la comunicación: La estructura y la forma.

Reflexión sobre las partes

Dividiré la estructura en: la planeación, la organización, y la interacción.

Describiré la forma en: número de participantes, medio, lugar y ambiente.

La Estructura: Planeación y Organización

De acuerdo a Fonseca, la comunicación estratégica tiene tres partes: “planeación, organización e interacción” (Fonseca Yerena et al., 2011). Cada parte tiene ciertas acciones necesarias:

Figura 1.- Modelo de comunicación Lasswell. Elaboración propia basada en (Lasswell, 1948).

Planeación

Identificar propósitos: El propósito principal es presentar la planeación estratégica.

Idear y seleccionar el tema: El objetivo es obtener la aprobación del consejo directiva para adoptar la nueva “causa justa” de la organización. Por lo que el tema será la resiliencia y sostenibilidad de organización.

Analizar la situación o el contexto social: La situación actual de TTPP es de transición. El consejo consultivo en conjunto con la presidenta y fundadora de la organización decidieron que era tiempo de traer a un nuevo presidente para ayudarles a transitar la crisis de COVID-19 así como brindar nueva vida al proyecto.

Analizar a los receptores: El consejo consultivoestá conformado por un grupo de profesionistas y retirados con un gran amor por la preservación de las tortugas.

Organización

Seleccionar y delimitar el tema: El tema central será la nueva causa justa:

“TTPP Just Cause is to build a world in which the Kemp’s ridley sea turtle is no longer endangered. A world in which all future generations of children can feel the joy of releasing a turtle into the ocean knowing that this turtle will be safe, protected and that it will return to its nesting area. We are looking for as many people who will join us in this cause.”

Causa justa en inglés.

La causa justa de TTPP es construir un mundo en el que la tortuga marina de Kemp nunca esté en peligro. Un mundo en el que todas las generaciones futuras de niños puedan sentir la alegría de liberar una tortuga al océano sabiendo que esa tortuga estará segura, protegida y que volverá a su área de anidación. Estamos buscando la mayor cantidad de personas que se quieran unir a nosotros en esta causa».

Causa justa en español.

Organizar las ideas: Las ideas generales son:

  • Reconocer la gran labor que han logrado en su historia hasta el momento.
  • Analizar las áreas de oportunidad identificadas en el análisis FODA y en la encuesta a stakeholders.
  • Presentar la visión, misión valores y principios que fundamentaron la creación de la causa justa.

Estructurar el mensaje: El mensaje será estructurado como una presentación grupal a manera de reporte de consultoría.

Generar materiales de apoyo “verbales y visuales”: Los materiales de apoyo visuales serán:

  • La página web de “Tecolutla Turtle Preservation Project” (TTPP, 2020).
  • La guía de “Principles & Practices for Nonprofit Excellence. A guide for nonprofit staff and board members” (Center for Nonprofit Studies, 2009).
  • Una presentación Power Point de creación personal.

Seleccionar y elaborar introducciones y conclusiones: En esta secion se explicaran las sigueitnes acciones:

  • Se presentará la introducción del equipo de trabajo que realizo el documento.
  • Se presentará el perfil del consultor.
  • Compartiremos las conclusiones del trabajo realizado por los miembros del equipo.

La Forma: La Interacción

En la aplicación práctica de la interacción describiré las 4 acciones necesarias para la sección de la forma:

Conocimiento: El conocimiento de la organización por los miembros del equipo de trabajo es muy profundo dado que se cuentan con 3 de los miembros fundadores, que, si bien reconocen la importancia de la planeación estratégica, carecían del “know how” de implementación.

Técnicas: El consultor siguió un proceso escalonado de consultoría, iniciando en la planeación estratégica, continuando en el modelo de negocio y culminando en la estrategia de comunicación y marketing. En lo que los entregables finales fueron “La Causa Justa”, el “Business Model Canvas” (Osterwalder & Pigneur, 2010) y el “Social Media Playbook”.

Habilidades: Las habilidades de mentoría, consultoría y comunicación fueron los pilares del proceso. Por parte del equipo, las habilidades de colaboración y responsabilidad fueron las más importantes.

Actitudes y valores: Todos los participantes tienen una actitud muy positiva hacia el proceso y están muy emocionados de la presentación que haremos al consejo en próximo 11 de agosto del 2020.

En cuanto a los valores que se reforzaron. El equipo creo una lista de definiciones de valores para TTPP: Ayudar a otros, Hacer una diferencia, Compromiso, Voluntariado, Generosidad, Inspiración y Sostenibilidad, y a continuación se crearon definiciones para cada valor:

Valor / Definición
HELPING OTHERS / The primary work of TTPP is to help Vida Milenaria AC be successful in the protection of endangered Kemp’s ridley sea turtles.
MAKING A DIFFERENCE  / Our financial support helps protect more Kemp’s ridley nests every year in Tecolutla.
COMMITMENT / TTPP is committed to supporting Kemp’s ridley conservation in Tecolutla.
VOLUNTEERING / TTPP provides volunteer opportunities relating to the conservation of Kemp’s ridley sea turtles in Tecolutla as well as in the United States.
GENEROSITY / The work of TTPP is done through the generous donations of time, talent, and financial support.
INSPIRATION / TTPP shares the story of Papa Tortuga and Vida Milenaria to help inspire others to protect Kemp’s ridleys and their environment.
SUSTAINABILITY /
TTPP supports efforts that promote the survival of the Kemp’s ridley species.
TTPP supports efforts that promote the financial independence of Vida Milenaria.
TTPP is committed to long term financial stability and growth to continue to support the Kemp’s ridley sea turtles.

Estos valores se alinean con la organización y también los identifico en las personas que la conforman.

Planeación del Proceso de Comunicación

Basándome en el libro de “Una taxonomía de conceptos de la comunicación” (Blake & Haroldsen, 1977), elabore la siguiente planeación de la comunicación estratégica tomando en cuenta los elementos del modelo de comunicación de Lasswell (Lasswell, 1948):

Figura 2.- Modelo de comunicación Lasswell. Elaboración propia basada en (Lasswell, 1948)

¿Quién?

Cristo Leon, consultor y nuevo presidente de la organización sin fines de lucro.

Con el propósito general de informar y persuadir.

Propósito especio: Que el consejo consultivo conozca el resultado de la planeación estratégica realizada, así como la nueva causa justa de TTPP.

¿Dice qué?

La información adquirida tras implementar el proceso de planeación estratégica arrojo los siguientes resultados: La organización necesita rediseñar su visión y misión para identificar su causa justa. Es necesario re evaluar el modelo de negocio y rediseñar los canales de comunicación como la página web y las redes sociales.

¿A quién?

El consejo consultivo de la organización y stakeholders invitados. El cual es un público interesado. Con las siguientes características

Demográficas: ciudadanos Estadounidenses de edad adulta, de clase media alta y nivel de escolaridad media y superior.

Actitudinales: Personas con amplio criterio mayormente liberales y con gran énfasis en la conservación de las tortugas.

Psicológicas: Cuentan con conocimiento previo de la organización y tienen un gran compromiso con el tema.

¿Para qué?

Establecer los nuevos lineamientos y compartir la visión de trabajo de Cristo León como presidente de la organización por los siguientes dos años.

¿Dónde?

En la reunión mensual de la organización vía video conferencia.

En el contexto de la revisión del 1er cuatrimestre.

¿Cuándo?

El 11 de agosto del 2020 a las 7:00 PM con duración de una hora.

Recursos adicionales

En la sección de oferta educativa podrás encontrar la presentación y el template sobre “comunicación estratégica”

Conclusión

Identificar y aplicar los beneficios del proceso de la comunicación, así como la importancia de poner por escrito y crear el manual de comunicación estratégica brindarán claridad a los procesos de comunicación efectiva dentro de la organización.

Cita

Para citar este recurso usa el siguiente formato:

Leon, C. (2020, octubre 1). Elaboración de la Estructura del Proceso de Comunicación Ejemplo/Template. Cristo León. https://www.cristoleon.com/project/elaboracion-de-la-estructura-del-proceso-de-comunicacion-ejemplo-template/

Fuentes de Consulta

Blake, R. H., & Haroldsen, E. O. (1977). Una taxonomía de conceptos de la comunicación. Ediciones Nuevomar, S.A. de C.V.

Center for Nonprofit Studies. (2009). Principles & Practices for Nonprofit Excellence. A guide for nonprofit staff and board members. (ACC, Ed.; 1.a ed.). http://sites.austincc.edu/npo/principles/

Fonseca Yerena, M. del S., Correa Pérez, A., Pineda Ramírez, M. I., & Lemus Hernández, F. J. (2011). Comunicación Oral y Escrita (1.a ed.). Pearson Educación.

Jiménez Zarco, A. I., & Rodríguez Ardura, I. (2007). Comunicación e imagen corporativa (1 edition). Editorial UOC.

Lasswell, H. D. (1948). The structure and function of communication in society. En The communication of ideas: A series of addresses (p. 14). Institute for Religious and Social Studies.

Lewicki, R., Saunders, D., & Barry, B. (2012). Fundamentos de Negociación (5 edition). McGraw-Hill Interamericana de España S.L.

Osterwalder, A., & Pigneur, Y. (2010). Business Model Generation: A Handbook for Visionaries, Game Changers, and Challengers (1st ed.). Wiley.

Porter, M. E. (1996). What Is Strategy? Hardvard Business Review, November-December, 20.

Sinek, S. (2019). The Infinite Game. Portfolio.

TTPP. (2020). Tecolutla Turtle Preservation Project [..Org]. Tecolutla Turtle Preservation Project. https://www.saveloraturtles.org/

Whetten, D. (2012). Desarrollo de habilidades directivas (9.a ed.). ALHAMBRA LONGMAN PEARSON.